Bir e-ticaret ekibinin destek kutusuna "hesabımı kapatın ve tüm verilerimi silin" diyen bir e-posta düştüğünde, önce kimin cevaplayacağı tartışıldı, sonra bunun bir "talep" mi yoksa sıradan bir şikâyet mi olduğu. Oysa 6698 sayılı Kanun'un 11. maddesindeki haklardan biri kullanılmıştı ve saat çoktan işlemeye başlamıştı. Başvuruya cevap vermek, şirketin insafına bırakılmış bir nezaket değildir; veri sorumlusunun yükümlülüğüdür.
Otuz gün bir öneri değil, üst sınır
İlgili kişi talebini veri sorumlusuna ilettiğinde, veri sorumlusu bunu talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırmak zorundadır. Bu, işin yoğunluğuna göre esnetilebilir bir hedef değil; içinde kalınması gereken bir tavandır. Kural olarak sonuçlandırma ücretsizdir; yalnızca işlem ayrıca bir maliyet gerektiriyorsa Kurulca belirlenen tarifedeki ücret istenebilir. Yani "ücret alalım da caydıralım" mantığı Kanun'a aykırıdır.
Talep reddedilecek olsa bile sessiz kalmak seçenek değildir: ret, gerekçesiyle birlikte bildirilir ve ilgili kişi bununla yetinmezse Kurul'a şikâyet yoluna gidebilir. Cevapsızlık, çoğu zaman haksız retten daha ağır bir hazırlıksızlık işaretidir.
Pratik test: Bugün sitenize bir yabancı girip "verilerimi silin" demek istese, tıklayacağı bağlantıyı ilk otuz saniyede bulabilir mi? Bulamıyorsa, başvuru kanalınız yok demektir; talep geldiğinde değil, şimdi hazır olmalı.
Kanalı talep gelmeden kurmak
Başvuru; yazılı olarak ya da Kurulun belirlediği diğer yöntemlerle yapılabilir: kayıtlı elektronik posta, güvenli elektronik imza, mobil imza veya veri sorumlusuna daha önce bildirilen ve sistemde kayıtlı e-posta adresi. Veri sorumlusu, bu başvuruları etkin biçimde alacak kanalları hazır bulundurmak ve bunları duyurmakla yükümlüdür. Kanalı hiç kurmamış bir şirket, ilk talep geldiğinde iki sorunla aynı anda boğuşur: hem içeride kimin ne yapacağı belirsizdir, hem de saat işlemeye devam eder.
Hazırlıklı bir başvuru düzeni birkaç somut unsurdan oluşur:
- Sitede görünür, tek ve sabit bir başvuru noktası ile kabul edilen yöntemlerin açıkça yazılması.
- Talebin kime düştüğünü, kimin karar vereceğini ve sürenin nasıl takip edileceğini belirleyen içsel bir akış.
Kanalı önceden kurmak, otuz günlük süreyi panikle değil süreçle yönetmenin tek yoludur. Legalitify sitenizi tarar, eksik başvuru kanalını ve ilgili metinleri tespit eder, hazır şablonla tek tıkla yerine koyar.